Para ello hay que evaluar: lugar, decoración, montaje, comida, bebida, servicio de fotografía y vídeo, música;  y en general, el servicio de meseros y atención para con los invitados. La armonía del todo el conjunto resultará en una recepción exitosa.

El lugar debe ser seleccionado con seis meses de anticipación a realizarse el evento. Después de definida la fecha del evento, se recomienda la visita a diferentes lugares e iglesias para tener así la oportunidad de escoger el lugar que más les agrade y se ajusta a su presupuesto.

El lugar debe contar con suficiente parqueo, tener un área adecuada al número de invitados, una amplia pista de baile, espacio para la discoteca o grupo musical, y área de trabajo para el buen servicio de meseros.

Si el evento se realiza de día en una finca fuera de la ciudad, asegúrense que el lugar sea fresco, ventilado y buena iluminación. Si por el contrario el evento es en la ciudad, ubiquen un lugar céntrico con las mismas condiciones.

En cuanto al montaje y la decoración, hoy día son muchos los lugares que los incluyen como parte de un servicio integral.

Por ejemplo: para eventos de día en jardines, se puede recomendar una decoración campestre con mesas vestidas en colores cálidos y vivos;  armonizando con arreglos en frutas y flores para centros de mesa.

Para eventos nocturnos se recomienda realizarlo dentro de un área techada. Elaborar arreglos con velas y flores, en gama de colores de su elección, creando así un ambiente romántico y de ensueño.

El menú y tipo de servicio serán elegidos de acuerdo al horario a realizarse el evento: buffet o plato servido.

El menú y tipo de servicio serán elegidos de acuerdo a la hora durante la cual se realizará el evento: tipo buffet o plato servido.

Si el servicio es tipo buffet: se debe manejar buen montaje, distribución y de preferencia decorarlo con arreglos florales y frutas, para hacerlo más llamativo.

Si optan por plato servido a la mesa, deben tener en cuenta la duración del servicio de atención a los invitados; este tiempo permitirá que ellos coman con tranquilidad.

Es importante adecuar el número de meseros al número de invitados, de esta manera el servicio será eficiente y continuo.

La decoración tiene mucha importancia en un evento, ésta creara un ambiente específico: Por ejemplo una boda clásica, moderna, campestre, etc; Por eso se debe de dedicar tiempo y ser cuidadoso con los detalles del evento.

De acuerdo al protocolo, el pastel puede servirse con el champagne para dar inicio al brindis, servirse como postre para finalizar una mesa bien servida o como costumbre Guatemalteca antes de finalizar el evento, y así compartir con los invitados las alegrías y los deseos de éxito del momento a celebrarse.

El tiempo estimado de duración de una recepción es de cinco horas, las cuales deben ser distribuidas para poder cumplir con todos los pasos del protocolo; para ello se recomienda coordinar con el jefe de protocolo o capitán de meseros con antelación.

El equipo de fotografía y vídeo juega un papel fundamental en el desarrollo del protocolo: En algunos casos puede coordinar -conjuntamente con el Jefe de protocolo- la agilización del mismo. Deben ser profesionales expertos que cubran los momentos importantes, organizar las diferentes tomas de manera acertada y discreta, sin robarle mucho tiempo a los homenajeados para que estos puedan disfrutar de su fiesta.

La selección de la música  dependerá del tipo de ambiente que quieras crear; puedes hacer que sea romántica, clásica, de salón, bailable en manos de un grupo musical, disco, música instrumental, marimba u orquesta.

Por último no olvide contactar una reunión con el Jefe de protocolo o capitán de meseros para ponerse de acuerdo en detalles del evento.